Om de veiligheid van onze medewerkers te garanderen sluiten wij weer even ons kantoor. Uiteraard blijven we digitaal beschikbaar voor jullie. Wil je toch graag langskomen? Dat kan op afspraak en mits het naleven van enkele voorzorgsmaatregelen. Ontdek onze maatregelen.

Breng interne processen online en versterk je business

2 maart 2017 in Blog

Veel administratieve informatie zoals facturen en leveringsinformatie zijn vaak enkel intern beschikbaar, terwijl het – gedeeltelijk – online openstellen ervan heel wat voordelen heeft.

d&m depot website

Interne data online delen

Een administratief software programma vormt het hart van je bedrijf en geeft je heel wat inzichten. Het bundelt alle informatie en wordt dagelijks door meerdere medewerkers intern gebruikt. Briljant van Wolters Kluwer, DBFact, MS Dynamics, Navision of SAP zijn enkele voorbeelden van programma’s die het voor bedrijven mogelijk maken om op een vrij eenvoudige manier facturatie, klanten- en stockbeheer, reservaties, agenda’s, klachten en retours … te beheren.

De data is vaak enkel beschikbaar binnen de gesloten muren van het bedrijf, terwijl het – gedeeltelijk – online openstellen ervan heel wat voordelen heeft. Denk maar aan je laatste online shopping trip: je kan je bestelgeschiedenis online raadplegen, facturen downloaden, een pakje volgen … Een persoonlijke online klantenaccount vermindert het aantal telefoontjes en e-mails met vragen over facturen, leveringen … Je verlicht de vaak druk bevraagde receptie en administratieve afdeling en geeft je medewerkers de ruimte om je bedrijf op andere vlakken te verbeteren.

Wij maken interne processen volledig of gedeeltelijk online toegankelijk voor het publiek, en indien gewenst afgeschermd achter login. De bezoeker ziet enkel de data waar hij recht op heeft.

Data uitwisselen in 2 richtingen

We werken nooit rechtstreeks in het interne systeem, maar extraheren de nodige data via WebServices (API) en werken in een door ons ontwikkelde webinterface. Door op deze manier te werken, verkleinen we de beveiligingsrisico’s en de belasting van het systeem. Naast het ontvangen van data, sturen wij ook data terug naar het interne systeem. Dit kan rechtstreeks of via een wachtrij.  

De webshop van Pret-a-dormir is bijvoorbeeld gekoppeld met DBFact. De stock op de website en het interne systeem zijn steeds up-to-date omdat wij data binnenhalen én terugsturen. Naast de stock worden ook de ingevulde gegevens van de klanten opgeslagen in het systeem van DBFact. 

Meer info over de webshop van Pret-a-dormir? 

Werken in een administratief software programma is één ding, de interne data begrijpen en vormelijk vertalen naar buiten toe is een andere uitdaging.

Een individuele aanpak

Alvorens we beginnen met de ontwikkeling maken we een grondige analyse van de noden, wensen en obstakels. We definiëren de volledige customer journey en leggen alle mogelijke scenario’s van die reis op tafel. Volgens de flow automatiseren wij de verschillende bedrijfsprocessen. Elk product en organisatie vraagt om een eigen individuele aanpak. Cold pressed juices die pas na bestelling worden gemaakt, of een bedrijf met internationale stock zijn compleet verschillend. Wij geloven dan ook in de sterkte van een custom made webshop.

gebruiksvriendelijke interface

Gebruiksvriendelijke interface

In de online interface integreren wij alle nodige data. 

Op basis van flows en prototypes creëren we een gebruiksvriendelijke omgeving waar de bezoeker snel alle gewenste info vindt. Vaak gebruiken we hiervoor een standaard open LAMP-stack: Linux, Apache, PHP en MySQL - voorzien van een HTML en Javascript luik voor de eindgebruiker - vormen bijna altijd de basiscomponenten.

Het heeft geen zin om de opbouw en vormgeving van het interne systeem over te nemen omdat deze vaak te complex is en niet overeenkomt met de – voor de bezoeker – gekende huisstijl van je bedrijf. 


Voor D&M Depot en zusterbedrijf Hakbijl koppelden we niet enkel Navision met het CMS van de website, we ontwikkelden ook een OrderApp (gekoppeld met Navision) voor dealers en agenten. De interface bouwden we met Angular en we maakten de app offline beschikbaar zodat zij zelfs zonder internetverbinding bestellingen aan de wachtrij kunnen toevoegen. Binnen de app kunnen dealers en agenten alle info raadplegen betreffende: stock, prijsdifferentiatie per type gebruiker, individuele ordernota’s, gepersonaliseerde leveringsdata, facturen … Lees hier meer over de OrderApp.

Om alles nog vlotter te laten verlopen, ontwikkelden we voor hen een ScanApp die realtime-data doorstuurt en ontvangt, en offline werkt. In het verleden maakten ze tijdens beurzen gebruik van een log scansysteem waarbij iedere gescande bestelling in een wachtrij op de gekoppelde computer terechtkwam; dat is nu verleden tijd. De webapp is compatibel met zowel iOS als Android omdat deze werkt binnen een standaard browser, waar praktisch elk platform tegenwoordig over beschikt. Lees hier meer over de ScanApp

Stap voor stap

We gaan steeds gefaseerd te werk omdat het online brengen van interne bedrijfsprocessen een echte digitale transformatie binnen een bedrijf betekent. Bovendien gaat deze vaak gepaard met e-commerce en bijhorende uitdagingen. Dit vraagt niet alleen om een financiële investering, maar ook om een mind change bij je medewerkers. Hoe meer je hen betrekt door te informeren naar hun ideeën, statusupdates mee te geven en opleidingen voor de nieuwe tools te voorzien, hoe enthousiaster zij in het nieuwe verhaal zullen stappen.

Voor D&M Depot ontwikkelden we bijvoorbeeld een warehouse app voor de magazijniers, die we betrokken bij de ontwikkeling. We volgden hen een dag doorheen het magazijn, zij evalueerden de prototypes – in werkelijke grootte op pancartes geprint – en testten samen met ons de eerste versies van de app. De magazijniers lieten ons onder andere ook weten dat ze met veiligheidshandschoenen werken, wat betekende dat de buttons groot genoeg moesten zijn en de tablets compatibel met handschoenen.

Naast de online vertaling denken wij ook mee over de praktische kant binnen een magazijn zoals bijvoorbeeld de ordening van de producten en de meest efficiënte plaats van populaire producten. 

Third party integrations

Naast het integreren van interne systemen, is het ook mogelijk om diensten van andere partijen te integreren in je website, platform of webapp. Geef je klanten bijvoorbeeld de mogelijkheid om de verzendingskosten zelf in handen te nemen. Via een integratie met bijvoorbeeld UPS, bpost … kunnen klanten tijdens het bestelproces inloggen op hun account bij de betreffende verzendingsdienst. De verzendkost wordt dan bepaald volgens afspraken tussen de twee partijen en vervolgens rechtstreeks betaald.  

Andere toepassingen

Het moet natuurlijk niet altijd over producten gaan. Voor Universiteit Gent ontwikkelden we een integratie met hun intern fotosysteem. De beelden die we online binnenhalen op beeld.ugent.be beschikken over IPT Datasets zoals identificatienummer, datum, copyright … die wij netjes uitlezen bij de beelden op de website.  

Samenwerken?

Heb je een project dat je graag wilt bespreken of talent dat we zeker in huis moeten halen? We ontmoeten je graag.
Contacteer ons