Om de veiligheid van onze medewerkers te garanderen sluiten wij weer even ons kantoor. Uiteraard blijven we digitaal beschikbaar voor jullie. Wil je toch graag langskomen? Dat kan op afspraak en mits het naleven van enkele voorzorgsmaatregelen. Ontdek onze maatregelen.

UZ Gent

Internationale conventie voor chirurgen

Website
Website bekijken
UZ Gent

Internationale conventie voor chirurgen

Website

Briefing

Webdesign en development voor de 18de internationale conventie over de chirurgische ingreep perforator flaps.

Wat deden we?

Dit jaar organiseerde de vakgroep Reconstructieve Plastische Chirurgie van het Universitair Ziekenhuis Gent de 18de internationale conventie Perforator Flaps onder leiding van Phillip Blondeel. De conventie vindt jaarlijks plaats en telkens in een ander land. Het is sinds 1997 geleden dat de conventie doorging in België.

De conventie ging door van woensdag 15 tot zaterdag 18 november 2017 in het Marriott Hotel. Op het einde van dag één was er een openingsreceptie in het mooie Monasterium Poortackere. De vakgroep hief hier al meteen het glas met onze collega’s omdat de eerste dag - mede dankzij onze inspanningen - vlot verlopen was.

Wat zijn de perforator flaps?

Een ingreep via perforator flaps gebeurt vaak bij mensen met brandwonden, maar wordt ook toegepast bij borstreconstructies. De chirurg maakt hierbij gebruik van lichaamseigen weefsel van de patiënt. Alvorens hij huid wegneemt, maakt hij hier kleine perforaties in. Via deze gaatjes wordt de huid op de te reconstrueren plek vastgenaaid.

Er werd op de conferentie gewerkt met verschillende formules waarvoor je je op voorhand kon inschrijven. Afhankelijk van de gekozen formule kon je meer of minder actief participeren. Eén van de formules bood trouwens de mogelijkheid om een operatie met perforator flaps te oefenen op lichamen geschonken aan de wetenschap. Tijdens de conventie konden andere chirurgen, die niet voor deze formule kozen, de operatie live meevolgen.

Webdesign

Om de conferentie in de kijker te zetten ontwikkelden we een logo en huisstijl, die we doortrokken op de website. Het logo is een abstracte weergave van het complexe onderwerp en de zachte kleuren passen bij het wetenschappelijke en delicate karakter van de conventie.

Custom webontwikkeling

De website diende voornamelijk als registratietool, maar had ook als doel om informatie over het evenement mee te delen. We ontwikkelden een dynamische programmamodule op maat zodat de organisatoren per dag, sessie en uur de details konden delen en later nog aanpassen.

De registratieflow was een pak uitgebreider dan bij een standaard registratie. Chirurgen konden zich via de website inschrijven voor de gewenste formule, al dan niet tegen een kortingstarief. Hadden ze recht op korting? Dan moesten ze de nodige documenten en certificaten, die recht geven op de korting, opgeladen worden. In de volgende stappen konden ze hun persoonlijke gegevens invullen en een foto uploaden, die later ook gebruikt werd voor de gepersonaliseerde badge met QR-code.

De deelnemers konden online betalen via Stripe of via overschrijving. We automatiseerden de volledige opvolgingsflow zodat de deelnemers tijdig alle informatie ontvingen. Alles werd via het CMS bijgehouden en verwerkt: een certificaat goed- of afkeuren, de betaalstatus aanpassen, de persoonlijke gegevens bewerken …

Na registratie konden deelnemers inloggen op een afgeschermd gedeelte van de website. Hier konden ze hun gegevens controleren, een hotel boeken, hun toegangsbadge downloaden, zien welke chirurgen er nog allemaal aanwezig waren … Ze konden tevens gasten of partners toevoegen, en ze inschrijven voor de receptie of het galadiner. Na de conventie konden de organisatoren de aanwezige deelnemers aanduiden in het content management system (CMS), waarna er automatisch een certificaat gegenereerd werd. Dit certificaat bewijst de chirurg zijn aanwezigheid en kan worden toegevoegd aan het curriculum van de chirurg.

Webapp met QR-scanner

De vakgroep streefde naar een ‘paperless’ event en dat lukte dankzij onze WebApp waarmee je QR-codes kunt scannen. Bij aankomst ontvingen de chirurgen, na het scannen van hun digitaal toegangsticket, een lanyard met QR-code. Deze QR-code bevatte alle informatie over de persoon en voor welke lezingen hij zich had ingeschreven.

Telkens een chirurg een zaal wilde betreden voor een lezing, werd zijn badge gescand. Zo wist de medewerker die de toegangscontrole uitvoerde, wie hij wel en niet mocht binnenlaten. Achteraf kon de vakgroep ook perfect zien wie welke lezingen effectief had bijgewoond.

De WebApp met QR-scanner werkt op smartphone. Voor elke lezing selecteerde de verantwoordelijke aan de ingang van de zaal en lezing waarvoor hij de toegang wilde controleren. Door de webapplicatie toegang te geven tot de camera, kon de controleur via zijn eigen smartphone heel eenvoudig de badges scannen.

Geen gedoe met verschillende toegangstickets, maar per persoon één QR-code die alle informatie bevatte. De eerste dag was ons team ‘s morgens aanwezig om - indien nodig - te helpen met het scannen, maar dankzij onze gebruiksvriendelijke interface waren alle medewerkers er snel mee weg. De vakgroep was bijzonder blij hiermee en alle praktische formaliteiten tijdens het event verliepen uiterst vlot.

Digitale marketing

Op basis van de huisstijl ontwikkelden we een e-mailtemplate in Campaign Monitor. Zo gebeurde alle e-mail communicatie naar (potentiële) bezoekers in dezelfde stijl als de website.

Alle medewerkers werden uitgenodigd voor een training waarin we stap voor stap uitlegden hoe Campaign Monitor werkt. Naast praktische tips gaven we ook strategisch advies over (potentiële) doelgroepen en hoe je met hen communiceert. Waar en wanneer spreek je je doelgroep best aan? Hoe doe je dit? En welk e-mail flow volg je best? Na de training hadden de medewerkers alle tools en kennis in handen om zelf aan de slag te gaan.

Op het einde van iedere dag stuurde de vakgroep een kleine enquête naar de aanwezige chirurgen waarin ze polsten naar hun ervaring en feedback vroegen. De reacties waren positief en de vakgroep blikt terug op een geslaagde conventie die internationaal indruk maakte.

Wil je meer weten over dit project?

Heb je een gelijkaardig project en ben je benieuwd naar onze aanpak? We vertellen je er graag meer over.
Contacteer ons