Aanbieders en kopers samenbrengen

Galerij De Vuyst is gespecialiseerd in hedendaagse, moderne en oude meesters en werkt als tussenpersoon bij de verkoop van kunstwerken, zoals schilderijen, sculpturen, tekeningen en foto’s. Met zijn webplatform wil het veilinghuis deze verkoop maximaal ondersteunen door aanbieders en kopers van kunst online samen te brengen. Voor de twintig eigen medewerkers van onze klant is het platform bovendien een werkinstrument dat ze dagelijks gebruiken, bijvoorbeeld om de status van een werk op te zoeken of om vragen van klanten te beantwoorden.

• Galerij De Vuyst organiseert driemaal per jaar een kunstveiling.

• Naast een eigen galerij heeft De Vuyst ook een gespecialiseerde boekenwinkel en een designshop.

• Voor de verkoop van werken zijn schattingen en conditierapporten cruciaal.

Op zoek naar meer efficiëntie

Galerij De Vuyst vroeg ons om een efficiënter en meer geautomatiseerd webplatform te bouwen, dat helemaal klaar is voor de toekomst.

Het vroegere platform van onze klant was namelijk sterk verouderd en weinig performant. Zo gebruikte het CMS nog Flash, waardoor grote aanpassingen aan het systeem niet meer mogelijk waren. Bovendien liet de gebruiksvriendelijkheid te wensen over. Medewerkers moesten info op verschillende plaatsen manueel opladen, hadden weinig mogelijkheden voor de opmaak van pagina’s, konden niet zelf de volgorde van foto’s bepalen, etc.

Ook wou onze klant de bezoekers van zijn site een betere online-ervaring bieden door een duidelijkere architectuur en flow.

Ten slotte mochten we het design van de site een update geven, zodat het zou overeenstemmen met de nieuwe huisstijl die Galerij De Vuyst in zijn catalogi gebruikt.

Eerst onze klant begrijpen …

Erg belangrijk bij een opdracht als deze is het voortraject, dat goed is voor 25 procent van het werk. Een digitale oplossing vraagt namelijk altijd om maatwerk. Vooraleer we digitale ondersteuing kunnen bieden, moeten we eerst alle processen van onze klant van a tot z begrijpen. Uitgebreide gesprekken met De Vuyst leerden ons:

• welke stappen een schatting omvat

• hoe het biedproces bij een veiling verloopt

• welke verschillende statussen een kunstwerk tijdens een veiling kan krijgen

• welke handelingen een gebruiker op de site moet kunnen uitvoeren: voorkeuren opslaan, vragen stellen over werken, veilingresultaten opzoeken, …

… dan aan de slag

Na het voortraject evalueerden we welke digitale processen we nieuw moesten ontwikkelen en voor welke een update volstond. Het resultaat was een functionele analyse, die als basis diende voor ons prototype: een volledig werkende, maar ‘uitgeklede’ versie van het platform. Tot slot fristen we ook het design van de site op.

Vlotter databeheer

Aangezien ze cruciaal zijn voor de werking van Galerij De Vuyst, staan in het nieuwe platform de afbeeldingen en info over de kunstwerken, zoals de conditierapporten, centraal. Deze gegevens worden beheerd in een AS400-database en via geautomatiseerde CSV-export overgenomen in het CMS van het webplatform. Automatische datavergelijking vermijdt ‘dubbels’ en andere fouten.

Nieuw is ook de module ‘loten’, die toelaat om meerdere kunstwerken tegelijk te bewerken. Wordt een deel van die kunstwerken verkocht of gewijzigd, dan wordt meteen ook het bijbehorende lot automatisch aangepast.

Deze nieuwe manier van data beheren levert een grote tijdwinst op en verkleint de kans op menselijke fouten.

MyDeVuyst

Voor klanten van het veilinghuis is het luik ‘MyDeVuyst’ bepalend voor hun online-ervaring. Eens ingelogd, kunnen ze daarmee onder meer hun interesses bijhouden, zoals kunstenaars, types kunstwerken, landen van oorsprong, periodes, … Ook kunnen ze makkelijk interessante items bewaren en de geschiedenis van al hun interacties met het platform bekijken, zoals biedingen, gestelde vragen, opgevraagde conditierapporten, …

Doorgedreven automatisatie van de site

Ook het beheer van de webpagina’s op de site verloopt voortaan heel wat vlotter. Op basis van de kunstwerken in de database, is het bijvoorbeeld makkelijk om ‘tentoonstellingen’ aan te maken, compleet met alle info over de werken.

Daarnaast is het mogelijk om op meerdere pagina’s tegelijk elementen zoals een call-to-action toe te voegen, wat vroeger allemaal manueel moest gebeuren.

Training

Uiteraard betekende het nieuw webplatform voor de medewerkers van De Vuyst ook een zekere aanpassing. Om de nieuwe, vlottere manier van werken snel onder de knie te krijgen, kregen ze van ons persoonlijke trainingssessies.

Samenwerking met oog op de toekomst

Als structurele partner voor onze klant leveren we niet alleen een veilig en performant platform af, maar garanderen we ook kwaliteit op de lange termijn. Samenwerkingen die drie à vijf jaar duren, zijn voor ons zeker niet ongewoon. Gedurende die tijd blijven we ter beschikking voor service en denken we met onze klant mee over hoe we het platform in de toekomst verder kunnen uitbouwen.